1. Wie erhalte ich relevante Daten?
1. Daten exportieren und zusenden lassen
Ihr Mandant kann Ihnen alle relevanten Daten, die Sie benötigen, einerseits über den Statistik-Export zukommen lassen. Diese erhalten Sie in Form einer Excel-Datei. Eine andere Möglichkeit wäre es die Daten über Settings > Gutschriften zu exportieren. Dort sind alle Abrechnungen wie Einzelposten, Gesamtposten sowie eine ausführliche Excel-Datei zu finden.
2. Eigener Benutzerzugang in Regiondo
Je nach Paket kann man mehrere Nutzer zu seinem Regiondo-Account hinzufügen sowie die benötigten Berechtigungen einstellen. In diesem Fall hätten Sie direkten Zugang zu den Daten Ihres Mandanten und könnten die Zahlungsprozesse selbst überprüfen.
Im Statistik-Export bzw. im System selbst, erhalten Sie zudem einen Überblick über alle Online-Buchungen sowie -Zahlungen. Man kann mithilfe von Spalten und Filtern die relevanten Daten herausziehen.
2. Online- und Offline-Zahlungen
2.1 Online-Abwicklung
Regiondo stellt ein Buchungssystem bereit, welches direkt in die Website des Erlebnisanbieters integriert werden kann. Letztendlich kann der Endkunde darüber Tickets buchen und online bezahlen. Dazu gibt es mehrere Zahlungsoptionen:
- Sofortüberweisung
- iDEAL
- Alipay
- Giropay
- SEPA-Lastschrift
- Rechnung
- Kreditkarte
- PayPal
Wichtig
Bei fast allen Zahlungsoptionen werden die Zahlungen über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Mehr dazu weiter unten.
Bei Aktivierung von PayPal als Zahlungsoption wird bei der Abwicklung die Ticket- sowie Systemgebühr gezahlt, jedoch nicht die Zahlungsgebühr. Die dort entstandenen Gebühren werden mit den Auszahlungen von Stripe verrechnet.
2.2 Offline-Abwicklung
Mit der Offline-Abwicklung sind alle Zahlungen gemeint, welche vor Ort getätigt werden. Der Erlebnisanbieter bzw. Ihr Mandant verwendet dazu den sogenannten Point of Sale (POS) von Regiondo. Durch diesen sollten alle Endkunden vor Ort eingebucht und das verwendete Zahlungsmittel notiert werden.
Da bei einer Buchung die in Form einer Offline Zahlungsmethode bezahlt wurde, die System- und Ticketgebühr anfällt, werden die daraus entstandenen Gebühren mit den zukünftigen Auszahlungen in Stripe verrechnet. Eine genaue Auflistung kann man in der Excel unter "Gutschriften" finden.
3. Details zum Zahlungsdienstleister Stripe
Stripe agiert als Zahlungsdienstleister und wickelt alle Online-Zahlungen über das von Regiondo bereitgestellte Buchungssystem ab. Ihr Mandat hat dem mit Vertragsabschluss bzw. im Regiondo System zugestimmt. Regiondo ist an der Zahlungsabwicklung dementsprechend nicht beteiligt und kann auch nicht eingreifen. Der Zahlungsdienstleister Stripe zahlt die Einkünfte abzüglich der Zahlungsabwicklungsgebühr, Systemgebühr und der Ticketgebühr zum Anfang jeder Woche aus.
Hinweis
Mehr zu Stripe und der Auszahlung: Wie funktioniert Stripe Connect?
4. Gutscheine
Bei Regiondo können sowohl Geschenk- als auch Wertgutscheine eingestellt und verkauft werden.
4.1 Geschenkgutscheine
Mit Geschenkgutscheinen wird ein Gutschein für ein bestimmtes Produkt verkauft. Dieser wird vor Einlösung bereits vom Endkunden vollständig bezahlt und anschließend verschenkt bzw. eingelöst. Stehen der Ort der Lieferung und die geschuldete Steuer für die Leistung, die mit dem Gutschein erworben werden kann, fest, muss die Umsatzsteuer bereits für den Kauf des Gutscheins abgeführt werden und nicht erst, wenn der Gutschein eingelöst wird.
4.2 Wertgutschein
Der Wertgutschein kann für jedes Erlebnis / Produkt eingelöst werden, da es sich hierbei nur um einen Währungstausch handelt. Dabei muss hier die Umsatzsteuer erst beim Einlösen des Gutscheins abgeführt werden.
5. Rückerstattungen
Bei einer gewünschten Stornierung einer getätigten Buchung hat der Erlebnisanbieter folgende Möglichkeiten:
- Rückerstattung mit einem Wertgutschein
- Rückerstattung mit Geld (vorheriger Zahlungsmethode)
- Rückerstattung nur eines Teilbetrages
- Rückerstattung über den POS
Wichtig
Die Rückerstattung sollte immer mit derselben Zahlungsmethode durchgeführt werden, mit der das Geld auch erhalten wurde.
Im Statistik-Export können nur die Buchungen angezeigt werden, die über eine bestimmte Zahlungsmethode erstattet wurden. Jedoch werden die Rückerstattungen auch in der detaillierten Excel-Datei unter Gutschriften in die kommenden Auszahlungen einberechnet.
Hinweis
Mehr dazu in diesen Artikeln:
6. Rechnungen
Die Rechnungen von Regiondo an den Erlebnisanbieter findet man unter Settings > Gutschriften.
7. Buchhaltung mit Hilfe von Zapier
Zapier ist ein Serviceanbieter, der verschiedene Dienste (Zaps) miteinander verbindet, um Ihre Prozesse zu vereinfachen.
Um Zapier für Ihre Buchhaltung zu nutzen, überprüfen Sie bitte zunächst die verfügbaren Buchhaltungstools von Zapier, ob Ihre Buchhaltungsanwendung dort enthalten ist. Ist Ihr Tool enthalten müssen Sie sich zunächst bei Zapier registrieren.
Eine Verknüpfung von Zapier und Regiondo gibt Ihnen die Möglichkeit Ihren Buchhaltungsprozess wesentlich effizienter zu gestalten.
Hinweis
Wie Sie Zapier mit dem von Ihnen gewünschten Tool verknüpfen finden Sie hier.
Haben Sie eine Verknüpfung erstellt, können Sie zwischen drei Auslösern wählen die zu einer Aktion (Zap) führt:
- Kunden-Update: Auslösen wenn ein Kunde angelegt oder geändert wird
- Ticket-Update: Auslösen wenn ein Ticket erstellt oder der Validierungsstatus geändert wird
- Buchungs-Update: Auslösen wenn eine Buchung erfasst oder geändert wird
Beim Aufsetzen eines Zaps können Sie dann genau bestimmen, welche Werte in Ihr externes Tool übertragen werden sollen.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Regiondo keine Abrechnungsdateien mit Zapier erstellen kann sondern lediglich Daten über Zapier transferieren kann. Ein Beleg kann somit mit Zapier nicht erzeugt werden.