Resumen general

La función de gestión de reservas autoservicio permite a los compradores gestionar sus propias reservas, empezando por cancelaciones y cambios de fecha completos.
Reduce la carga de trabajo manual de los operadores y ofrece a los huéspedes flexibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que mejora la satisfacción y mantiene el control total del operador.

Ventaja clave:
Los compradores pueden cancelar y reprogramar sus reservas de forma independiente, mientras que los operadores conservan una visibilidad completa, opciones de reembolso configurables y la capacidad de aplicar normas comerciales, como plazos de cancelación y tasas de ajuste.

1. Configuración del operador

1.1. Cómo habilitar el autoservicio para sus clientes

En tu panel de control de Regiondo, ve a Administrar ofertas > Autoservicio para clientes.
El operador puede decidir por separado si desea ofrecer Cancelación y/o Reprogramación con botones de alternancia.

1.1.1. Habilitar la reprogramación

Permite a los clientes reprogramar sus propias reservas. Cuando está habilitado, los clientes reciben un email con un enlace que pueden usar para elegir una nueva fecha u hora disponible.

Elige qué ofertas se pueden reprogramar:

Todas las ofertas – Habilita la reprogramación de autoservicio para todas las ofertas.
Ofertas específicas – Habilita la reprogramación solo para las ofertas seleccionadas. Marca las ofertas que quieras incluir, o usa seleccionar Todo o Ninguno para hacer los cambios más rápido.
Guarda tus ajustes.

1.1.2. Habilitar la cancelación

Permite a los clientes cancelar sus propias reservas. Cuando está habilitado, los clientes reciben un email con un enlace que pueden usar para cancelar su reserva.

Elige qué ofertas se pueden cancelar:

Todas las ofertas – Habilita la cancelación de autoservicio para todas las ofertas.
Ofertas específicas – Habilita la cancelación solo para las ofertas seleccionadas. Marca las ofertas que quieras incluir, o usa seleccionar Todo o Ninguno para hacer los cambios más rápido.
Guarda tus ajustes.

Nota: La reprogramación y la cancelación se gestionan de forma independiente. Puedes habilitar cualquiera de las dos funciones por separado; por ejemplo, permitir que los clientes reprogramen sus reservas sin permitirles cancelarlas.

1.2. Plazo límite

Introducimos un plazo límite opcional solo para el autoservicio, basándonos en los comentarios de los operadores. Se puede configurar en X días, horas o minutos.

1.3. Método de reembolso

Elige cómo se gestionarán los reembolsos cuando los compradores cancelen:

Reembolso de dinero: reembolsa al cliente a través del método de pago original (automáticamente a través de Stripe).
Bono de valor: emite un bono de valor, canjeable en futuras reservas.

Importante:
Los reembolsos automáticos solo se admiten para los pagos con Stripe.
Todos los demás métodos de pago (factura, efectivo y PayPal) requieren que el operador procese manualmente el reembolso después de que el comprador cancele la compra.

1.4. Tarifa de ajuste

Puedes definir una tarifa de ajuste que se aplique por cancelación (no por billete).

Puedes elegir si una tarifa determinada se aplica a todos los productos o solo a algunos específicos, lo que te permite personalizar las tarifas por producto.

Opciones:

Sin cargo (cancelaciones gratuitas)
Cantidad fija: Porcentaje del valor de la reserva (por ejemplo, 10 %) o valor Fijo (por ejemplo, 10 €)
Tarifas escalonadas

Esta tarifa se muestra de forma transparente al comprador durante el proceso de cancelación por cuenta propia.

1.5. Tarifas escalonadas

Hemos introducido tarifas escalonadas para que el operador pueda configurar su política de cancelación a través de Regiondo. La estructura se basa en el tiempo que falta para el evento.

En la siguiente captura de pantalla encontrarás la siguiente lógica:

Hasta 15 días antes del evento, el huésped no tiene que pagar nada por la cancelación.
Entre 15 y 10 días antes del evento, el huésped pagará el 20 %.
De 10 a 5 días antes, el huésped pagará el 50 %.
Si se cancela con menos de 5 días de antelación, se aplicará el 100 % de los gastos de cancelación.

1.6. Notificaciones

1.6.1. Cancelación (parcial y total)

Los operadores reciben automáticamente un correo electrónico cada vez que un comprador cancela a través del autoservicio.
La notificación incluye:

Datos del comprador y de la reserva
Tipo y cuantía del reembolso

Si una reserva se pagó fuera de línea (por ejemplo, en efectivo o mediante factura), el correo electrónico indica claramente que es necesario realizar una acción de reembolso manual.

1.6.2. Reprogramar

Los operadores reciben un correo electrónico sobre el cambio de fecha y hora.

2. Proceso de experiencia del cliente

2.1. Acceso al enlace

Después de hacer la reserva, el comprador recibe un correo electrónico de confirmación con un botón Gestionar reserva (no incluido en la entrada).
Al hacer clic en él, se abre una página segura de autoservicio.
El comprador debe verificar su identidad introduciendo:

su número de reserva
su dirección de correo electrónico y su apellido

Esto garantiza que solo el comprador legítimo pueda acceder y cancelar la reserva.

2.2. Proceso de cancelación integral

2.2.1. Cancelación de la reserva

Si se encuentra dentro del plazo de cancelación permitido, el comprador puede:

Ver los detalles completos de la reserva.
Revisar el cálculo del reembolso y cualquier tasa de ajuste.
Ver el método de reembolso (dinero o vale).
Confirmar la cancelación antes de procesarla.

Regiondo entonces:

Procesa los reembolsos automáticamente (a través de Stripe).
Genera y envía vales al instante (si está configurado).

2.2.2. Después de la cancelación

El comprador recibe un correo electrónico de confirmación con el siguiente resumen:

la cancelación
los detalles del reembolso o del vale
y, en el caso de los pagos manuales, una nota indicando que el operador se pondrá en contacto con ellos para tramitar el reembolso.

El estado de la reserva se actualiza en tiempo real en la sección Panel de control → Reservas. El estado será Cancelado (comprador) y aparecerá en la lista de reservas, en la página de detalles de la reserva y en cualquier otro lugar donde se muestre habitualmente esta información.

2.2.3. Cuando el autoservicio no está disponible

Si el comprador intenta cancelar:

Después del plazo límite, verán un mensaje claro en el que se les explicará que el autoservicio no está disponible y se les aconsejará que se pongan en contacto directamente con el operador.
Para determinados tipos de productos (por ejemplo, vales regalo, complementos), no es posible realizar la cancelación a través del autoservicio. Estos se excluyen automáticamente.

2.3. Cancelación parcial

Haz clic en el botón Cancelación parcial:

Selecciona el número de entradas que deseas cancelar del total de tu compra y, a continuación, haz clic en Confirmar cancelación parcial.

¡La cancelación parcial se ha confirmado correctamente!

2.4. Reprogramación

2.4.1. Selecciona "Reprogramar"

Además de cancelar, el cliente también puede elegir reprogramar en la vista.

El cliente puede elegir entre las próximas franjas horarias disponibles o el calendario para seleccionar la nueva fecha y hora, y luego confirmar la nueva fecha.

2.4.2. Notificación de la reprogramación

Correo electrónico al cliente:

Correo electrónico al operador:

(se recibirá en el idioma de la cuenta, independientemente de la oferta reservada):

2.4.3. Restricciones de reprogramación:

No es posible reprogramar productos con confirmación manual ni productos que no requieren cita previa.
Ahora es posible reprogramar varias veces, aún no tenemos un límite.

Mejores prácticas

Establece plazos límite claros en la configuración de las ofertas para evitar confusiones.
Supervisa las notificaciones de los casos de reembolso manual (pagos offline).
Fomenta los reembolsos mediante vales para mantener los ingresos en tu ecosistema.
Revisa la configuración periódicamente para garantizar que se ajusta a la política empresarial.