Las cancelaciones pueden causar molestias importantes tanto a los clientes como a los participantes, por lo que te recomendamos encarecidamente que explores todas las alternativas antes de continuar. Cuando sea posible, valora si la reserva puede modificarse en su lugar, por ejemplo, ofreciendo al cliente una fecha alternativa que funcione para todas las personas implicadas.
1. Cancelar una reserva en la vista específica de la reserva
1.1. Elige la reserva que quieres cancelar
En tu cuenta de Regiondo, ve a Reservas > Reservas y haz clic en la reserva que quieras cancelar.
- Puedes buscar la reserva por número de reserva, nombre o email.
- También puedes utilizar varios filtros para ordenar tus reservas.
1.2. Haz clic en la pestaña Cancelar reserva y, a continuación:
- Selecciona todos los tickets asociados a la reserva o solo los tickets que quieras cancelar.
- Escribe un mensaje a tu cliente en el cuadro de mensaje, indicando el motivo de la cancelación.
- Haz clic en Cancelar reserva.
1.3. Ventana de detalles de la cancelación
Después de hacer clic en Cancelar reserva, aparece una nueva ventana con información sobre la cancelación.
- En el campo Tarifa de ajuste, puedes introducir manualmente la tarifa de cancelación que desees. Este importe se deduce automáticamente del reembolso.
- Ten en cuenta que, una vez aplicada la Tarifa de ajuste, el importe correspondiente se abona en tu saldo. Si más adelante decides reembolsar a tu cliente, tendrás que hacerlo directamente (por ejemplo, mediante transferencia bancaria o en efectivo), ya que Regiondo/Stripe ya no puede procesar un reembolso online por ese importe.
- Puedes elegir entre Dinero y Cupón como reembolso para tus clientes.
- Si seleccionas Cupón, se generará un código por el importe correspondiente, que el cliente podrá utilizar para hacer una nueva reserva. Tu cliente recibirá una notificación de la cancelación y recibirá un cupón por email según las condiciones que hayas establecido para tus ofertas.
- En el campo Fecha de caducidad, puedes definir durante cuánto tiempo será válido el cupón.
Importante
- Si cancelas la reserva con un cupón y después el cliente solicita un reembolso, tendrás que transferir el dinero de vuelta manualmente desde tu cuenta y cancelar el cupón creado por el sistema en Panel > Validación de billetes > Comprobar tickets y vales.
- Si seleccionas Dinero para el reembolso mientras tu cuenta de Stripe Connect tiene un saldo negativo, aparecerá un mensaje al respecto en la vista previa de la cancelación de la reserva, informándote de que es necesario un reembolso manual.
2. Cancelar reservas en el resumen del Calendario
En el resumen de citas, tienes la opción de cancelar varias o todas las reservas a la vez para la cita que desees. Para más información sobre cómo usar esta función, accede al artículo: ¿Cómo cancelar varios tickets de una reserva?
3. Cómo se reembolsa el dinero al cliente
- Los reembolsos deben procesarse utilizando el mismo método de pago que el cliente empleó al realizar el pedido.
- En el caso de las reservas de POS pagadas en efectivo, el reembolso también debe realizarse en efectivo. Un pago en efectivo no puede reembolsarse a una tarjeta de crédito.
- Una vez completada la cancelación, el cliente recibirá automáticamente una notificación por email. Si procede, también recibirá un email aparte con su cupón.
- Para los reembolsos manuales, ponte en contacto directamente con el cliente para obtener los datos bancarios necesarios para procesar la transferencia.
- Una vez finalizado el proceso, el estado de la reserva cambiará de Confirmada a Cancelada.
Nota:
Si una reserva se pagó parcialmente con un cupón, cualquier reembolso emitido al cancelar se realizará exclusivamente como cupón. No estarán disponibles los reembolsos parciales al método de pago original (por ejemplo, efectivo o tarjeta).
4. Cancelación de reservas no pagadas
Al cancelar una reserva realizada con un método de pago offline, aparecerá una advertencia si es posible que la reserva todavía no se haya pagado. Puedes continuar con la cancelación, pero antes comprueba si se recibió el pago, para evitar emitir un reembolso de una reserva no pagada.
5. ¿Por qué no hay ninguna pestaña para cancelar una reserva?
- Si la reserva se realizó a través de un canal de distribución (por ejemplo, Viator), tendrás que cancelarla directamente desde tu cuenta con ese canal de distribución.
- Las reservas realizadas con un vale regalo no pueden cancelarse, ya que cualquier reembolso tendría que emitirse al comprador original del vale y no a la persona que lo canjeó.
Importante:
Si cancelas una reserva de Viator después de que haya pasado la fecha del evento, en algunos casos poco frecuentes Viator puede procesarla como un reembolso en lugar de una cancelación.
Como resultado, el estado de la reserva no se actualizará automáticamente en Regiondo. En ese caso, ponte en contacto con nuestro equipo de Soporte para recibir ayuda.