Les annulations peuvent occasionner d'importants désagréments, aussi bien pour les clients que pour les participants ; nous t'encourageons donc vivement à envisager toutes les alternatives avant de poursuivre. Dans la mesure du possible, vérifie si la réservation peut plutôt être modifiée, par exemple en proposant au client une autre date qui convienne à toutes les personnes concernées.
1. Annuler une réservation depuis la vue détaillée de la réservation
1.1. Choisis la réservation que tu souhaites annuler
Dans ton compte Regiondo, va dans Réservations > Réservations et clique sur la réservation à annuler.
- Tu peux rechercher la réservation par numéro de réservation, par nom ou par e-mail.
- Tu peux également utiliser plusieurs filtres pour trier tes réservations.
1.2. Clique sur l'onglet Annuler la réservation, puis :
- Sélectionne soit tous les billets associés à la réservation, soit uniquement les billets à annuler.
- Rédige un message à l'attention de ton client dans le champ de message, en indiquant le motif de l'annulation.
- Clique sur Annuler la réservation.
1.3. Fenêtre des détails de l'annulation
Après avoir cliqué sur Annuler la réservation, une nouvelle fenêtre s'affiche avec les informations relatives à l'annulation.
- Dans le champ Frais d'ajustement, tu peux saisir manuellement les frais d'annulation souhaités. Ce montant est automatiquement déduit du remboursement.
-
Note qu'une fois les Frais d'ajustement appliqués, le montant correspondant est crédité sur ton solde. Si tu décides ensuite de rembourser ton client, tu devras le faire directement (par exemple par virement bancaire ou en espèces), car Regiondo/Stripe ne peut plus traiter de remboursement en ligne pour ce montant.
- Tu peux choisir entre Argent et Chèque-cadeau comme mode de remboursement pour tes clients.
- Si tu sélectionnes Chèque-cadeau, un code correspondant au montant est généré et le client peut l'utiliser pour effectuer une nouvelle réservation. Ton client sera informé de l'annulation et recevra un chèque-cadeau par e-mail, selon les conditions que tu as définies pour tes offres.
- Dans le champ Date d'expiration, tu peux définir la durée de validité du chèque-cadeau.
Important
- Si tu annules la réservation avec un chèque-cadeau et que le client demande ensuite un remboursement, tu devras reverser l'argent manuellement depuis ton compte et annuler le chèque-cadeau créé par le système dans Tableau de bord > Validité du billet > Contrôler un code.
- Si tu sélectionnes Argent pour le remboursement alors que le solde de ton compte Stripe Connect est négatif, un message à ce sujet s'affiche sur l'aperçu de l'annulation de la réservation, t'informant qu'un remboursement manuel est nécessaire.
2. Annuler des réservations depuis l'aperçu du Calendrier
Dans l'aperçu des rendez-vous, tu as la possibilité d'annuler plusieurs réservations, voire toutes les réservations d'un rendez-vous, en une seule fois. Pour en savoir plus sur l'utilisation de cette fonctionnalité, consulte l'article : Comment annuler plusieurs réservations pour un même rendez-vous?
3. Comment l'argent est-il remboursé au client
- Les remboursements doivent être effectués avec le même moyen de paiement que celui utilisé par le client lors de la commande.
- Pour les réservations PDV payées en espèces, le remboursement doit également être effectué en espèces. Un paiement en espèces ne peut pas être remboursé sur une carte de crédit.
- Une fois l'annulation effectuée, le client reçoit automatiquement une notification par e-mail. Le cas échéant, il recevra également un e-mail distinct contenant son bon.
- Pour les remboursements manuels, contacte directement le client afin d'obtenir les coordonnées bancaires nécessaires au virement.
- Une fois le processus terminé, le statut de la réservation passe de Confirmée à Annulée.
Remarque :
Si une réservation a été payée en partie avec un chèque-cadeau, tout remboursement émis lors de l'annulation le sera exclusivement sous forme de chèque-cadeau. Les remboursements partiels sur le moyen de paiement d'origine (par exemple en espèces ou par carte) ne seront pas disponibles.
4. Annulation de réservations non payées
Lorsque tu annules une réservation effectuée avec un moyen de paiement hors ligne, un avertissement s'affiche si la réservation n'a peut-être pas encore été payée. Tu peux tout de même poursuivre l'annulation, mais vérifie d'abord si le paiement a bien été reçu, afin d'éviter de rembourser une réservation non payée.
5. Pourquoi n'y a-t-il pas d'onglet pour annuler une réservation ?
- Si la réservation a été effectuée via un canal de distribution (par exemple Viator), tu devras l'annuler directement depuis ton compte sur ce canal de distribution.
- Les réservations effectuées avec un bon cadeau ne peuvent pas être annulées, car tout remboursement devrait être versé à l'acheteur initial du bon et non à la personne qui l'a utilisé.
Important :
Si tu annules une réservation Viator après la date de l'événement, dans de rares cas, Viator peut la traiter comme un remboursement plutôt que comme une annulation.
Par conséquent, le statut de la réservation ne sera pas mis à jour automatiquement dans Regiondo. Dans ce cas, contacte notre équipe d'assistance pour obtenir de l'aide.