Avec l'introduction de la directive sur les paiements PSD2 en octobre 2019, un petit ajustement a été apporté à ta facture Excel détaillée mensuelle pour t'aider à faire correspondre tes réservations à tes versements.
1. Informations générales
1.1. Vérifier tes paiements durant le mois
- Va dans Statistiques > Exporter mes données
- Clique sur Colonnes
- Coche les cases Reseller Payout et Reseller Payout Date
Tu obtiendras des informations sur le montant du paiement et la date à laquelle il a été reçu.
1.2. Calendrier de facturation
Bien que les paiements soient désormais reçus chaque semaine, la facture écrite est toujours émise une fois par mois — le 5e jour ouvrable, et au plus tard le 7e jour de chaque mois.
1.3. Date de référence de la facture
Ta facture mensuelle regroupe les réservations par Date de réservation. Cette date n'apparaît pas sur la facture elle-même, mais tu peux l'extraire depuis Tableau de bord > Statistiques en utilisant le Numéro de réservation comme référence, par exemple avec la formule VLOOKUP.
C'est la seule base qui reproduit le total de la facture ; regrouper ton propre export selon n'importe quelle autre date ne correspondra donc pas.
| Base de regroupement | Résultat |
|---|---|
| Date de réservation | Correspond au total de la facture. C'est la période à laquelle s'applique la commission. |
| Date d'envoi du versement | Ne correspond pas au total de la facture. Les fonds sont libérés quelques jours après une vente, donc les réservations proches d'une fin de mois basculent sur la période suivante. |
| Versement effectif / Réception bancaire | Ne correspond pas au total de la facture. Cette base regroupe selon la date à laquelle l'argent est arrivé sur ton compte bancaire plutôt que par réservation, elle ne se réconcilie donc jamais. |
Note :
Pour réconcilier ta facture, regroupe toujours tes réservations par Date de réservation. De petits écarts de calendrier entre la Date de réservation et la Date du versement sont normaux d'un mois à l'autre et s'équilibrent sur des factures consécutives.
2. Structure de la facture
Ta facture mensuelle détaillée est un unique fichier Excel composé de deux parties :
Lignes de réservation — une ligne par billet pour toutes les réservations créées dans ton compte durant le mois calendaire (encore actives ou déjà annulées), avec le statut de versement indiqué pour chacune. Les réservations sont regroupées par source, sens de transaction et type de transaction.
Aperçu des versements — un bloc récapitulatif en bas du fichier listant tes versements : les virements déjà effectués, les paiements programmés dans un futur proche, et tout paiement ajouté manuellement.
2.1. Source de la réservation
| Source | Explication |
|---|---|
| PDV | Point de vente — réservations effectuées via ton tableau de bord Regiondo ou le Touch POS. |
| Ticketshop | Réservations effectuées via les intégrations sur ton site web. |
| Canaux de distribution | Réservations effectuées via un canal, par ex. GetYourGuide, Viator, etc. |
2.2. Sens de la transaction
| Sens | Explication |
|---|---|
| Avoirs | Toutes les nouvelles réservations de billets qui n'ont pas été annulées. Le montant du versement peut être positif ou négatif selon le mode de paiement. |
| Billets annulés | Toutes les réservations de billets annulées. Si le paiement a été traité par Regiondo, cela signifie généralement que le prix du billet est déduit pour rembourser directement le client. |
2.3. Type de transaction
| Type de transaction | Explication |
|---|---|
| Réservations avec paiement en ligne | Nouvelles réservations payées via Regiondo. |
| Réservations avec paiement en ligne propre | Nouvelles réservations payées via ton propre compte PayPal. |
| Réservations avec paiement hors ligne | Nouvelles réservations payées par facture, en espèces, ou par tout autre moyen utilisé à ta caisse (par ex. CB, chèque). |
| Remboursement en numéraire | Réservations annulées avec une transaction monétaire. Si la réservation t'avait déjà été versée, Regiondo déduit le montant et le transfère au client. |
| Remboursement par chèque-cadeau | Réservations annulées remboursées sous forme de chèque-cadeau plutôt que par un remboursement en espèces. |
Note :
PayPal est traité comme un mode de paiement hors ligne, car il n'est pas traité via Stripe — seule une commission est prélevée. Il doit tout de même apparaître comme mode de paiement sur tes propres factures de vente.
En cas de remboursements, il peut sembler que des provisions supplémentaires soient dues à Regiondo. Ce n'est pas le cas — les provisions sont calculées au moment de la réservation, et non de l'annulation. Cela peut se produire lorsque la réservation initiale et l'annulation ont lieu le même mois, auquel cas les provisions initiales apparaissent sous les annulations. La ligne de remboursement elle-même ne porte aucune commission : les frais déjà prélevés sur la vente initiale sont simplement conservés, et rien n'est recalculé lors de l'annulation.
3. Colonnes des lignes de réservation
Chaque ligne de ta facture Excel détaillée correspond à un billet. Les colonnes sont les suivantes :
| Colonne | Explication |
|---|---|
| Billet | Le nom du billet/produit réservé |
| Code du billet | Le code unique identifiant le billet |
| N° de commande | Le numéro de référence de la réservation à laquelle appartient le billet |
| Quantité | Le nombre de billets facturés sur cette ligne |
| Chiffre d'affaires (net) | Le montant que tu conserves sur la vente, après toutes les déductions |
| Chiffre d'affaires (TTC) | Le prix de vente total, avant toute déduction |
| Frais d'émission de billets EUR | Les frais de billetterie prélevés par billet, conformément à ton contrat |
| Commission système % | Le taux de commission appliqué à la réservation, conformément à ton contrat |
| Commission système EUR | Le montant de la commission en euros |
| Frais de gestion et de paiements % | Le taux de traitement du paiement, appliqué uniquement lorsque Regiondo a traité le paiement, conformément à ton contrat |
| Frais de gestion et de paiements EUR | Le montant du traitement du paiement en euros |
| x % TVA sur la commission EUR | La TVA prélevée sur la commission. S'applique uniquement aux opérateurs sans numéro de TVA valide enregistré dans VIES ; le taux dépend du pays de l'opérateur. |
| Avoir EUR | Le montant total que Regiondo retient sur le billet |
4. Versement
Deux colonnes de ta facture Excel mensuelle détaillée t'aident à faire correspondre tes versements hebdomadaires aux réservations entrantes : Statut des virements et Date du versement.
4.1. Statut des virements
| Statut | Explication |
|---|---|
| Payé | Le paiement t'a déjà été versé. |
| En attente de versement | Le paiement sera versé lors d'un des prochains virements, et la date a déjà été fixée. |
| En attente | Le paiement a été prélevé avec succès auprès du client et sera versé ultérieurement. |
| Réconciliation | Dans de rares cas, un paiement peut être transféré manuellement sur ton compte. |
4.2. Date du versement
Indique la date à laquelle le paiement t'a été, ou te sera, versé. Un champ vide signifie que le paiement a été effectué récemment et n'a pas encore été préparé pour le versement.
4.3. Aperçu des versements
Ta facture Excel détaillée inclut également un aperçu de tous tes versements — les virements déjà effectués, les paiements programmés dans un futur proche, et tout paiement ajouté manuellement.
| Colonne | Explication |
|---|---|
| Statut des virements | Mêmes valeurs que ci-dessus : Payé, En attente de versement, Réconciliation. |
| Montant du versement | Le montant qui t'a été versé par virement bancaire. |
| Montant dans cette facture | Le montant de cette facture inclus dans le versement correspondant. |
| Date du versement | La date à laquelle le montant t'a été transféré. |
Note :
Comme les versements Stripe sont effectués chaque semaine alors que la facture Regiondo est émise chaque mois, un mois peut commencer ou se terminer au milieu d'une semaine de versement, de sorte que le mois de réservation et le mois de versement peuvent différer. Si les colonnes Montant du versement et Montant dans cette facture ne correspondent pas, consulte la facture précédente ou suivante pour plus de détails.
5. Montant ouvert
5.1. Comprendre le montant ouvert
Le Montant ouvert correspond au montant enregistré dans Stripe mais pas encore programmé pour un versement.
| Valeur | Explication |
|---|---|
| Zéro | Tout a été versé ou déjà programmé pour un versement. |
| Positif | Un montant a été enregistré dans Stripe mais pas encore programmé pour un versement — il sera inclus dans le prochain versement. |
| Négatif | Il y a un solde négatif sur ton compte Stripe, et ce montant nous est dû. |
Notes :
Le système est actuellement configuré pour déduire automatiquement le montant négatif des prochains paiements entrants, donc aucun virement manuel n'est nécessaire — sauf si tu sais qu'il n'y aura aucun paiement en ligne à l'avenir. Dans ce cas, transfère le montant dû sur notre compte bancaire en utilisant les coordonnées indiquées en pied de page, et inclus le numéro de facture.
Les factures mensuelles négatives sont marquées comme payées en interne par notre équipe Comptabilité une fois traitées. Ce statut n'est pas visible de ton côté, et le solde Stripe n'est pas toujours réconcilié le jour exact où le virement est reçu, en raison du flux de paiement et d'autres processus comptables internes. Toutes les factures se trouvent dans ton Tableau de bord > Paramètres > Factures. Le statut affiché à cet endroit ne changera pas pour refléter ce processus comptable interne.
Si tu souhaites confirmer si nous avons bien reçu ton virement, contacte notre équipe Support. Elle créera un ticket pour notre service Comptabilité, qui vérifiera le paiement et te fournira une mise à jour.
Tu peux parfois constater une différence de quelques centimes. Cela est dû au fait que Regiondo arrondit à 4 décimales tandis que Stripe arrondit à 2. Cette méthode de calcul sera unifiée à l'avenir.
5.2. Frais sur les paiements que tu encaisses toi-même
Lorsque tu encaisses toi-même le paiement (ton propre PayPal, ou tout autre mode hors ligne), Regiondo ne reçoit jamais l'argent, donc les frais de billetterie et la commission sont prélevés sur ton solde Stripe à la place. Dans ton export, ceux-ci apparaissent comme des lignes de virement négatives.
Le signe moins signifie que de l'argent quitte ton solde — il s'agit de frais que tu dois, et non d'une réduction de commission. Lors de la réconciliation, ces montants sont ajoutés à ton total de commission, et non soustraits.
Note : L'erreur de réconciliation la plus fréquente consiste à soustraire ces lignes au lieu de les ajouter, ce qui double la différence apparente. Traite chaque ligne de virement négative comme des frais dus et ajoute-la au total.