Panoramica

La funzione di gestione delle prenotazioni self-service consente agli acquirenti di gestire autonomamente le proprie prenotazioni, a partire dalla cancellazione e dalla riprogrammazione complete.
Riduce il carico di lavoro manuale per gli operatori e offre agli ospiti flessibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7, migliorando la soddisfazione e mantenendo il pieno controllo da parte dell'operatore.

Vantaggio principale:
Gli acquirenti possono cancellare e riprogrammare le loro prenotazioni in modo indipendente, mentre gli operatori mantengono la completa visibilità, opzioni di rimborso configurabili e la possibilità di applicare regole aziendali quali termini di cancellazione e spese di adeguamento.

1. Configurazione operatore

1.1. Come abilitare il self-service per i tuoi clienti

• Nella tua Dashboard Regiondo, vai su Gestisci offerta > Portale self-service.
• L'operatore può decidere separatamente se offrire la cancellazione e/o la riprogrammazione con i pulsanti di attivazione/disattivazione.

1.1.1. Attiva la riprogrammazione

Consenti ai clienti di riprogrammare autonomamente le proprie prenotazioni. Quando questa opzione è attiva, i clienti ricevono un'e-mail contenente un link che possono usare per scegliere una nuova data o un nuovo orario disponibile.

Scegli quali offerte possono essere riprogrammate:

• Tutte le offerte – Attiva la riprogrammazione self-service per ogni offerta.
• Offerte specifiche – Attiva la riprogrammazione solo per le offerte selezionate. Seleziona le offerte che vuoi includere, oppure usa Seleziona Tutte o Nessuna per apportare le modifiche più velocemente.
• Salva le tue impostazioni.

1.1.2. Attiva la cancellazione

Consenti ai clienti di cancellare autonomamente le proprie prenotazioni. Quando questa opzione è attiva, i clienti ricevono un'e-mail contenente un link che possono usare per cancellare la propria prenotazione.

Scegli quali offerte possono essere cancellate:

• Tutte le offerte – Attiva la cancellazione self-service per ogni offerta.
• Offerte specifiche – Attiva la cancellazione solo per le offerte selezionate. Seleziona le offerte che vuoi includere, oppure usa Seleziona Tutte o Nessuna per apportare le modifiche più velocemente.
• Salva le tue impostazioni.

Nota: La riprogrammazione e la cancellazione vengono gestite in modo indipendente. Puoi attivare una funzione senza l'altra, ad esempio consentendo ai clienti di riprogrammare le proprie prenotazioni senza permettere loro di cancellarle.

1.2. Scadenza

Introduciamo un orario limite facoltativo solo per il Self-Service sulla base del feedback dell'operatore. È possibile impostarlo con X giorni, ore o minuti. 

1.3. Metodo di rimborso

Scegli come gestire i rimborsi in caso di annullamento da parte degli acquirenti:

• Rimborso in denaro – Rimborsa il cliente tramite il metodo di pagamento originale (automaticamente tramite Stripe).
• Buono valore – Emette un buono valore, riscattabile su prenotazioni future.

Importante:
I rimborsi automatici sono supportati solo per i pagamenti Stripe.
Tutti gli altri metodi di pagamento (fattura, contanti e PayPal) richiedono l'elaborazione manuale del rimborso da parte dell'operatore dopo la cancellazione da parte dell'acquirente.

1.4. Tipo di trattenuta

È possibile definire una commissione di adeguamento che si applica per ogni cancellazione (non per ogni biglietto).

Opzioni:

• Nessuna commissione (cancellazioni gratuite)
• Importo fisso: Percentuale del valore della prenotazione (ad es. 5%) o Fisso (ad es. 10 €)
• Commissioni a scaglioni

Questa commissione viene mostrata in modo trasparente all'acquirente durante il processo di cancellazione self-service.

1.5. Commissioni a scaglioni

Abbiamo introdotto le commissioni a scaglioni per consentire all'operatore di impostare la propria politica di cancellazione tramite Regiondo. La struttura è basata sul tempo che manca all'evento.

Nello screenshot qui sotto troverai la seguente logica:

• Fino a 15 giorni prima dell'evento, l'ospite non deve pagare nulla per la cancellazione.
• Da 15 a 10 giorni prima dell'evento, l'ospite pagherà il 20%.
• Da 10 a 5 giorni prima dell'evento, l'ospite pagherà il 50%
• Per meno di 5 giorni prima dell'evento, verrà applicata una penale di cancellazione del 100%.

1.6. Notifiche

1.6.1. Cancellazione (parziale e totale)

Gli operatori ricevono automaticamente un'e-mail ogni volta che un acquirente annulla tramite il servizio self-service.
La notifica include:

• Dettagli dell'acquirente e della prenotazione
• Tipo e importo del rimborso

Se una prenotazione è stata pagata offline (ad esempio in contanti o tramite fattura), l'e-mail indica chiaramente che è necessario procedere al rimborso manuale.

1.6.2. Riprogrammare

Gli operatori ricevono un'e-mail relativa alla modifica della data e dell'ora. 

2. Esperienza del cliente

2.1. Accedere al link

Dopo la prenotazione, l'acquirente riceve un'e-mail di conferma con un pulsante Gestisci la tua prenotazione (non incluso nel biglietto).
Cliccandoci sopra si apre una pagina self-service sicura.
L'acquirente deve verificare la propria identità inserendo:

• il loro numero di prenotazione
• il loro indirizzo e-mail e cognome.

Questo garantisce che solo l'acquirente legittimo possa accedere e cancellare la prenotazione.

2.2. Procedura di cancellazione totale

2.2.1. Annullamento della prenotazione

Se entro il termine di cancellazione consentito, l'acquirente può:

• Visualizza tutti i dettagli della prenotazione.
• Controlla il calcolo del rimborso e le eventuali spese di adeguamento.
• Verifica la modalità di rimborso (denaro o buono).
• Conferma la cancellazione prima di procedere.

Regiondo quindi:

• Elabora automaticamente i rimborsi (tramite Stripe)
• Genera e invia immediatamente i buoni (se configurato)

2.2.2. Dopo la cancellazione

L'acquirente riceve un'e-mail di conferma che riassume:

• la cancellazione
• i dettagli relativi al rimborso o al voucher
• e, per i pagamenti manuali, una nota che informa che l'operatore li contatterà per concordare il rimborso.

Lo stato della prenotazione viene aggiornato in tempo reale nella sezione Dashboard → Prenotazioni. Lo stato sarà Annullato (Acquirente) e apparirà nell'Elenco delle prenotazioni, nella Pagina dei dettagli della prenotazione e in tutti gli altri luoghi in cui solitamente vengono visualizzate queste informazioni. 
 

2.2.3. Quando il self-service non è disponibile

Se l'acquirente cerca di annullare:

• Dopo la scadenza, verrà visualizzato un messaggio chiaro che spiega che il servizio self-service non è disponibile e consiglia di contattare direttamente l'operatore.
• Per alcuni tipi di prodotti (ad esempio buoni regalo, add-on), la cancellazione tramite self-service non è possibile. Questi vengono automaticamente esclusi.

2.3. Cancellazione parziale

Clicca sul pulsante Cancellazione parziale

Seleziona il numero di biglietti che desideri cancellare dal tuo acquisto totale, quindi clicca su Conferma annullamento parziale. 

La cancellazione parziale è stata confermata con successo!

2.4. Riprogrammazione

2.4.1. Seleziona "Riprenota"

Oltre a cancellare, il cliente può anche scegliere di Riprenota  nella schermata.

Il cliente può scegliere tra gli slot disponibili successivi o il calendario per selezionare la nuova data e ora, quindi confermare la nuova data.
 

2.4.2. Notifica di riprogrammazione

Email al cliente:

Email all'operatore:

(sarà ricevuto nella lingua dell'account, indipendentemente dall'offerta prenotata):

2.4.3. Restrizioni alla riprogrammazione:

• Non è possibile riprogrammare i prodotti con conferma manuale e quelli che non richiedono appuntamento.
• Ora è possibile riprogrammare più volte, non abbiamo ancora un limite. 

Best practice

• Imposta orari limite chiari nelle impostazioni dell'offerta per evitare confusione.
• Monitora le notifiche relative ai casi di rimborso manuale (pagamenti offline).
• Incoraggia i rimborsi tramite voucher per mantenere le entrate nel tuo ecosistema.
• Rivedi periodicamente le impostazioni per garantire l'allineamento con la politica aziendale.